Lewati ke panduan
Firmhub Resource Center
Beranda
Panduan Firmhub

Apa yang ingin Anda lakukan di Firmhub?

Temukan alur singkat berdasarkan pekerjaan yang sedang Anda selesaikan. Setiap panduan menjelaskan siapa yang memerlukan akses, apa yang harus disiapkan, dan hasil yang seharusnya terlihat.

Catatan akses: nama dan ketersediaan menu dapat berbeda sesuai paket, modul aktif, access role, serta Page Restrictions workspace. Jika sebuah menu tidak terlihat, hubungi Admin workspace Anda.

Pilih pekerjaan

Panduan langkah demi langkah

11 panduan

MulaiAdmin15–25 menit

Siapkan workspace, role, dan akses tim

Bangun fondasi sebelum data operasional dimasukkan, sehingga user hanya melihat modul dan halaman yang memang mereka perlukan.

Untuk siapa

Admin tenant yang bertanggung jawab atas konfigurasi dan user.

Prasyarat

Akun Admin aktif serta keputusan awal tentang struktur firma, role, supervisor, dan modul yang akan digunakan.

Jalur menu

Menu profil → Clients Admin → General Settings; lalu menu profil → Manajemen User.

Langkah

  1. Lengkapi Profil Firma. Periksa identitas, branding, dan informasi workspace yang akan dilihat tim.
  2. Susun Struktur Manajemen. Tentukan jabatan firma yang akan dipakai secara konsisten.
  3. Pilih modul dan batas halaman. Aktifkan hanya modul yang dibutuhkan, lalu tinjau module access, data access, dan Page Restrictions.
  4. Buat user. Isi identitas, jabatan di firma, access role, atasan atau Partner Approver, serta password awal.
  5. Uji dengan satu akun non-Admin. Pastikan menu, data, dan tindakan yang terlihat sudah sesuai sebelum mengundang seluruh tim.

Hasil yang diharapkan

User dapat masuk ke workspace dengan identitas firma yang benar dan hanya melihat area yang diizinkan.

MulaiSemua user5 menit

Mulai hari dari HUB dan Workspace Inbox

Gunakan HUB sebagai titik awal untuk membaca ringkasan personal, pekerjaan terbaru, dan item yang membutuhkan perhatian.

Untuk siapa

Setiap user yang sudah diundang dan memiliki akun aktif.

Prasyarat

URL workspace firma, email login, dan password yang valid.

Jalur menu

Masuk → HUB; gunakan ikon Inbox untuk notifikasi workspace dan Profile untuk data akun.

Langkah

  1. Masuk melalui URL workspace firma. Pastikan nama dan identitas workspace sesuai organisasi Anda.
  2. Baca kartu profil dan ringkasan. Periksa quick summary, task, timesheet, aktivitas, atau pending approval yang tersedia untuk akun Anda.
  3. Buka Workspace Inbox. Tinjau notifikasi yang belum dibaca dan buka konteks pekerjaan dari tautan yang tersedia.
  4. Lengkapi Profile. Perbarui nama, foto, jabatan, password, dan tanda tangan tersimpan bila tugas Anda memerlukannya.
  5. Lanjutkan dari menu yang terlihat. Menu navigasi sudah disesuaikan dengan role, modul, dan Page Restrictions akun.

Hasil yang diharapkan

Anda dapat menentukan pekerjaan prioritas tanpa menelusuri setiap halaman satu per satu.

OperasionalTim berizin10–15 menit

Buat Client dan Project dengan struktur billing yang benar

Client menyimpan identitas dan kontak, sedangkan Project menjadi konteks pekerjaan, billing, timesheet, task, serta dokumen terkait.

Untuk siapa

Admin, Moderator, Partner, Finance, atau user lain yang diberi akses oleh tenant.

Prasyarat

Data client dan PIC, billing email, kategori Project, periode kerja, serta billing model yang disepakati.

Jalur menu

HUB → Clients → Klien; kemudian Clients → Project.

Langkah

  1. Buat Client lebih dahulu. Isi nama, kategori, PIC, alamat, billing email, dan tanggal mulai kerja sama.
  2. Atur reminder bila diperlukan. Pilih tujuan email reminder invoice overdue yang telah disepakati.
  3. Buat Project. Pilih Client, kategori, nama, deskripsi, tanggal mulai dan selesai, serta billing model.
  4. Lengkapi parameter billing. Untuk hourly, pilih cadence dan rate card; untuk fixed, retainer, atau milestone, isi parameter biaya yang muncul.
  5. Tetapkan Partner dan status. Lakukan bila kontrol tersebut tersedia untuk role Anda, lalu periksa hasilnya pada daftar Project.

Hasil yang diharapkan

Project muncul di bawah Client yang benar dan siap dipakai sebagai konteks task, timesheet, billing, serta laporan.

OperasionalTask Management8–12 menit

Jalankan Task dari assignment sampai approval

Task yang baik menjelaskan hasil kerja, konteks, penanggung jawab, dan siapa yang harus meninjau atau menyetujui.

Untuk siapa

User yang memiliki akses ke modul Task Management; aksi team view dan approval mengikuti role.

Prasyarat

Assignee, assigner, approver, deadline, deskripsi pekerjaan, serta Project jika konteksnya Project.

Jalur menu

HUB → Tasks → Buat Task Baru; pantau melalui Daftar Task.

Langkah

  1. Tulis judul berorientasi hasil. Hindari judul umum seperti “review dokumen” tanpa objek yang jelas.
  2. Pilih pihak yang terlibat. Tetapkan satu atau beberapa assignee, assigner, approver, dan reviewer bila diperlukan.
  3. Pilih konteks. Gunakan konteks Project bila task terkait pekerjaan client; pilih Project yang sesuai.
  4. Lengkapi deadline dan bukti. Tambahkan deskripsi serta lampiran dari dokumen sistem, upload manual, atau link.
  5. Perbarui status secara disiplin. Gunakan filter, fokus daftar, dan pengelompokan untuk mengikuti task sampai review atau approval selesai.

Hasil yang diharapkan

Setiap pihak memahami pekerjaan, batas waktu, konteks Project, dan tindakan berikutnya.

DokumenFile Workspace8 menit

Kelola File Workspace dan akses dokumen

Simpan file pada tujuan yang tepat, lalu berikan akses secukupnya agar kolaborasi tidak membuka informasi yang tidak diperlukan.

Untuk siapa

User dengan akses File Workspace; pengaturan restricted visibility dan sebagian aksi administrasi memerlukan hak khusus.

Prasyarat

Storage provider tenant sudah dikonfigurasi dan Anda memiliki izin pada folder tujuan.

Jalur menu

HUB → Files → Workspace Files.

Langkah

  1. Buka folder tujuan. Gunakan struktur yang sudah disepakati untuk Client, Project, atau fungsi internal.
  2. Buat folder atau upload file. Periksa nama dan destination folder sebelum menyimpan.
  3. Buka Pengaturan Akses. Tinjau siapa yang sudah memiliki akses ke file atau folder.
  4. Pilih tingkat akses. Tambahkan user sebagai Editor, Commenter, atau Viewer sesuai kebutuhan kerja.
  5. Gunakan restricted visibility dengan hati-hati. Admin dapat membatasi item ke user tertentu ketika dokumen memang sensitif.

Hasil yang diharapkan

File tersimpan pada folder yang tepat dan daftar aksesnya sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

DokumeneSign & Numbering10–15 menit

Kelola nomor surat, Sign, approval, dan Verify

Ikuti urutan request nomor, penempatan tanda tangan atau cap, approval signer, dan verifikasi agar status dokumen tetap dapat ditelusuri.

Untuk siapa

User dengan capability membuat Sign, serta signer atau approver yang menerima permintaan.

Prasyarat

PDF yang sudah siap diproses, kategori surat, metadata dokumen, signer atau approver, dan akses eSign & Numbering.

Jalur menu

HUB → Sign; pantau status pada tautan approval, lalu gunakan menu profil → Verify Documents.

Langkah

  1. Pilih metode tanda tangan. Tentukan eSign atau alur dokumen fisik, beserta timestamp, cap firma, dan approval signer bila tersedia.
  2. Request nomor surat. Isi kategori, perihal, pihak tujuan, Client, tanggal, dan Project atau nominal bila tipe dokumen memerlukannya.
  3. Upload PDF dan tempatkan elemen. Atur posisi tanda tangan, cap, atau stamp pada preview dokumen.
  4. Kirim ke approval. Pantau status sampai seluruh signer yang diwajibkan menyelesaikan persetujuan.
  5. Simpan hasil dan verifikasi. Gunakan Verification ID atau URL yang diterbitkan untuk membuka hasil pada Verify.

Hasil yang diharapkan

Dokumen memiliki nomor atau hasil Sign yang jelas, status approval yang terbaca, dan data verifikasi yang dapat dibuka kembali.

OperasionalTimesheet6–10 menit

Catat Timesheet dari bukti kerja sampai invoiced

Masukkan waktu dekat dengan saat pekerjaan selesai agar durasi, deskripsi, Project, dan bukti pelaksanaan tetap akurat.

Untuk siapa

User yang mencatat pekerjaan; reviewer, Partner PIC, Admin, atau Finance sesuai alur persetujuan.

Prasyarat

Project tersedia, job role sudah terpetakan, dan bukti pelaksanaan berupa dokumen sistem, upload, atau link.

Jalur menu

HUB → Timesheet → Input Timesheet; pantau pada Daftar Timesheet.

Langkah

  1. Pilih Project dan tanggal. Pastikan entry masuk ke konteks Client dan Project yang benar.
  2. Isi durasi dalam menit. Gunakan durasi aktual yang dapat dipertanggungjawabkan.
  3. Lampirkan bukti pelaksanaan. Pilih dokumen terdaftar, upload manual, atau masukkan link sesuai jenis pekerjaan.
  4. Tulis deskripsi hasil kerja. Jelaskan output atau bagian pekerjaan, bukan hanya aktivitas umum.
  5. Ikuti status. Tinjau perpindahan Draft, Submitted, Approved atau Rejected, hingga Invoiced bila entry dipakai untuk penagihan.

Hasil yang diharapkan

Timesheet terhubung ke Project dan bukti kerja, lalu siap direview atau dimasukkan ke invoice sesuai statusnya.

OperasionalBilling15–20 menit

Siapkan rate card, retainer, dan invoice

Pastikan konfigurasi billing mengikuti kesepakatan Project sebelum menyusun invoice dan mengaktifkan reminder overdue.

Untuk siapa

Admin, Finance, atau user lain yang secara eksplisit diberi akses Billing.

Prasyarat

Client dan Project, billing model, job role serta rate card untuk hourly, dan approved timesheet jika akan dimasukkan.

Jalur menu

HUB → Billing → Job Roles / Rate Cards / Retainer → Invoice Builder.

Langkah

  1. Periksa Job Roles dan Rate Cards. Pastikan currency, scope, Client, dan nilai setiap role sudah benar untuk pekerjaan hourly.
  2. Atur Retainer bila berlaku. Pilih Project, nominal, cadence, effective date, serta aturan auto apply atau carry over.
  3. Buka Invoice Builder. Pilih Client, Project, tanggal invoice, dan periode penagihan.
  4. Tentukan sumber nilai. Pilih apakah approved timesheet dan retainer akan diterapkan, lalu review item invoice sebelum diterbitkan.
  5. Atur reminder overdue. Pilih akun pengirim serta sender hanya bila Email Workspace dan billing email Client sudah siap.

Hasil yang diharapkan

Invoice memiliki relasi Client dan Project yang benar, periode jelas, serta nilai yang dapat ditelusuri ke konfigurasi billing.

InsightDashboard & Firm Report10 menit

Baca Dashboard, Finance, dan Firm Report

Gunakan Dashboard untuk pemantauan cepat, Finance untuk sumber cashflow dan asset, lalu Report untuk ringkasan lintas fungsi pada periode tertentu.

Untuk siapa

User yang memiliki akses ke masing-masing halaman; Firm Report umumnya ditujukan kepada fungsi pengelola dan pimpinan.

Prasyarat

Data Client, Project, billing, timesheet, Sign, Finance, atau HC sudah terisi sesuai insight yang ingin dibaca.

Jalur menu

HUB → Dashboard; HUB → Finance; HUB → Report.

Langkah

  1. Mulai dari Dashboard. Pilih periode dan baca metrik utama, tren, dokumen ditandatangani, serta status nomor surat.
  2. Periksa Finance bila tersedia. Tinjau sumber cashflow, asset, dan sharing fee sebelum menarik kesimpulan keuangan.
  3. Buka Firm Report. Pilih MTD, YTD, atau rentang khusus, kemudian refresh agar periode dan metadata mutakhir.
  4. Baca per bagian. Tinjau Project dan Clients, Human Capital, Finance Cashflow, Operasional Firma, serta Data / Files.
  5. Validasi dan export. Cocokkan alert atau narasi dengan data sumber sebelum menggunakan Export PDF.

Hasil yang diharapkan

Anda memperoleh ringkasan periode yang dapat ditelusuri kembali ke data operasional, bukan sekadar angka tanpa konteks.

KolaborasiEmail & Internal Chat8–12 menit

Berkomunikasi melalui Email dan Internal Chat

Email menangani mailbox eksternal, sedangkan Internal Chat membantu percakapan langsung antar-user di tenant yang sama.

Untuk siapa

User dengan modul Email Workspace, Internal Chat, atau keduanya.

Prasyarat

Akun IMAP/SMTP atau akun email tenant yang sudah terhubung; untuk Chat, setidaknya ada user tenant lain yang aktif.

Jalur menu

HUB → Email; gunakan tombol Chat atau HUB → Chat untuk layar penuh.

Email

  1. Hubungkan akun. Buka Settings, isi kredensial yang diperlukan, pilih Save & Connect, lalu Sync.
  2. Kelola mailbox. Gunakan Inbox, Sent, Drafts, Archive, Spam, Trash, label, pencarian, dan filter sesuai kebutuhan.
  3. Tulis pesan. Pilih Compose, isi penerima, subject, body, dan attachment; kirim atau simpan sebagai draft.

Internal Chat

  1. Pilih percakapan. Cari nama atau email user dari daftar Chat.
  2. Kirim pesan atau file. Gunakan attachment, emoji, paste gambar, atau drag-and-drop bila dibutuhkan.
  3. Buka layar penuh. Gunakan Chat penuh saat percakapan memerlukan ruang baca lebih besar.

Hasil yang diharapkan

Pesan eksternal tersimpan dalam mailbox yang benar dan diskusi internal tetap berada dalam konteks tenant.

Insight & AIRegulatory Intelligence10 menit

Riset dan drafting dengan Regulasi serta Ask AI

Gunakan Regulasi untuk memilih sumber dan konteks, lalu gunakan Ask AI untuk mempercepat eksplorasi atau draft awal yang tetap harus direview manusia.

Untuk siapa

User dengan akses Regulatory Intelligence, AI Legal Assistant, atau keduanya.

Prasyarat

Modul aktif; Ask AI memerlukan provider atau akun AI terhubung. Siapkan pertanyaan, tujuan output, dan sumber yang relevan.

Jalur menu

HUB → Regulasi → Workspace & Ask AI; atau HUB → Ask AI.

Langkah

  1. Mulai dari sumber. Di Regulasi, pilih kategori, cari peraturan, lalu periksa metadata, sejarah, relasi, teks pasal, dan dokumen sumber.
  2. Pilih konteks sebelum bertanya. Buka peraturan yang relevan agar analisis berbasis pada konteks yang sedang dilihat.
  3. Pilih engine AI. Gunakan provider yang tersedia untuk akun atau tenant Anda.
  4. Tulis prompt yang dapat diuji. Sebutkan tujuan, fakta, batasan, format output, dan hal yang harus dirujuk dari sumber.
  5. Review hasil. Cocokkan kutipan, tanggal, status, dan kesimpulan dengan dokumen resmi serta analisis lawyer.

Hasil yang diharapkan

Anda memperoleh ringkasan atau struktur awal yang lebih cepat, dengan jejak konteks yang tetap dapat diperiksa.

Masih perlu bantuan?

Bicarakan alur workspace Anda dengan tim Firmhub.

Terutama bila setup Anda melibatkan banyak role, approval berlapis, pembatasan data, atau kombinasi billing yang berbeda.

Email Support WhatsApp Sales